Mejorar la productividad es una preocupación que comparten empresas de distintos tamaños, diferentes sectores y en cualquier lugar del mundo, por lo que las organizaciones guatemaltecas no son la excepción. En toda empresa, siempre existe la necesidad de aprovechar mejor los recursos disponibles, responder con mayor agilidad a los clientes y mantener la competitividad, por eso se mantienen en la búsqueda constante de nuevas formas de trabajar. Para conseguirlo se invierte en tecnología, se revisan procesos, se desarrollan capacidades o se incorpora a las mejores personas para cada puesto.
Sin embargo, la OIT y la OCDE han puesto sobre la mesa otra dimensión que vale la pena considerar: las organizaciones pueden contar con buena parte del talento y los recursos que necesitan para alcanzar mejores resultados, sin estar aprovechándolos por completo. Desde esta perspectiva, la productividad deja de depender solamente de lo que las personas pueden hacer y empieza a relacionarse también con las condiciones que la organización crea para que se alcancen los resultados.
Mirar la productividad desde esta perspectiva abre una posibilidad interesante también para las empresas guatemaltecas. Antes de pensar únicamente en cómo obtener más recursos o pedir un esfuerzo adicional a las personas, vale la pena mirar hacia adentro y observar cuánto de la capacidad disponible está llegando realmente al trabajo que genera valor.
Cuando estar ocupado no significa necesariamente avanzar
En la operación cotidiana pueden aparecer métodos de trabajo que terminan consumiendo más tiempo y recursos de los necesarios. Por ejemplo, una persona necesita información de otra área para continuar con su trabajo, una decisión debe esperar una autorización o una actividad requiere la intervención de más personas de las que son necesarias. En este caso nadie ha dejado de trabajar; hay consultas, seguimiento, intercambio de información y decisiones que se han atendido. Sin embargo, todo ese movimiento no necesariamente significa que el trabajo esté avanzando al ritmo que podría hacerlo.
A esta situación se suman procesos que con el tiempo se han vuelto complejos porque implican información difícil de obtener, tareas que se duplican o actividades que deben repetirse porque algo no estuvo claro desde el principio. Todo esto puede parecer algo normal dentro de la operación, pero el problema aparece cuando se repite todos los días y comienza a consumir tiempo que podría destinarse a actividades que aportan mayor valor.
Quizá por eso todos esos pequeños detalles que se ven como trabajo no siempre son fáciles de reconocer. Una jornada puede estar llena de reuniones, consultas, reportes, correcciones y seguimientos que mantienen a las personas ocupadas durante horas y realizando un esfuerzo importante, en lugar de avanzar en lo que realmente necesitan conseguir.
Esto no significa que los controles, las reuniones, los procedimientos o las autorizaciones sean innecesarios. Muchos cumplen funciones indispensables para coordinar esfuerzos, administrar riesgos o asegurar la calidad; pero es conveniente revisar si todos los pasos del método de trabajo continúan cumpliendo con su función de manera adecuada o si algunos permanecen, simplemente, porque forman parte de un sistema de trabajo que se ha mantenido a pesar de que la empresa, la tecnología y las necesidades de la operación han cambiado.
En esta revisión Recursos Humanos también tiene un papel importante. Su cercanía con las personas y con la manera en que se estructura el trabajo le permite identificar situaciones que no siempre son visibles cuando la productividad se analiza únicamente a partir de procesos y resultados, como sucede cuando las cargas de trabajo se han desequilibrado, las responsabilidades han perdido claridad o algunos puestos han ido acumulando funciones con el paso del tiempo. Detectar estas situaciones permite entender mejor dónde se está utilizando tiempo y talento sin que ese esfuerzo necesariamente se traduzca en un mayor valor para la organización.
Recuperar capacidad también es mejorar la productividad
Cuando un equipo está saturado o los resultados no avanzan al ritmo esperado, es natural pensar que hacen falta más personas, nueva tecnología, automatización o nuevas capacidades; pero antes de sumar recursos, también conviene preguntarse cuánto del tiempo y de la capacidad disponibles está siendo absorbido por la propia manera en que se organiza el trabajo.
Revisar cómo fluye la información, dónde se detienen los procesos, qué actividades se repiten, quién necesita intervenir y dónde se toman las decisiones puede dejar al descubierto oportunidades para simplificar el trabajo. No se trata de eliminar controles indiscriminadamente ni de acelerar todo, sino de identificar aquello que dejó de aportar el valor que justificaba el tiempo y los recursos que consume. En algunos casos, pequeñas modificaciones pueden devolver capacidad a la organización sin necesidad de exigir un esfuerzo adicional a las personas.
Para las empresas guatemaltecas, como para otras organizaciones en cualquier mercado, mejorar la productividad seguirá requiriendo inversión, tecnología, desarrollo de capacidades y recursos. Pero esa mejora también puede comenzar con una mirada hacia su interior para identificar cuánto del talento y los recursos disponibles se están aprovechando realmente y qué podría hacerse para obtener mejores resultados con ellos.
Antes de pedir a las personas que hagan más, quizá valga la pena asegurarse de que la propia organización les está permitiendo hacer mejor lo que ya saben hacer.
